"Ons team moest de klantenservice verbeteren door patiëntendossiers te distribueren in leesbare cd's, waarbij de nieuwe workflow niet veel extra stappen vereiste van het personeel" zegt Sexton, "Nitro Pro was zeer gebruiksvriendelijk en eenvoudig te leren."
Debbie Sexton
Directeur Medical Records (Medische dossiers)
MHS

Bedrijfsoverzicht

Memorial Health System (MHS) is gesticht in Illinois in 1897 en is een nationaal marktleidende gezondheidsorganisatie. MHS wijdt zich geheel aan het geven van uitgebreide en meelevende patiëntenzorg en biedt gespecialiseerde onderzoeks- en behandelingscentra, zoals het Regionale Kankercentrum, het Regionale Brandwondencentrum en het Instituut voor Hart- en Vaatziekten.

De bedrijfsuitdaging

MHS wordt gereguleerd door de HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) en is verplicht de vertrouwelijkheid van alle medische dossiers te garanderen en zich te houden aan alle strenge beveiligingsvereisten wanneer zij patiënten een exemplaar geven van hun dossier.

Eerder gebruikte de afdeling Medical Records van MHS een papiergebaseerd systeem, waarbij er voor elke patiënt een dossier werd bijgehouden en waarvan de pagina's handmatig werden gekopieerd, als hierom werd gevraagd. Aangezien MHS dagelijks duizenden mensen behandelt en honderden informatieaanvragen krijgt, was er veel personeel en organisatie nodig om de zeer gevoelige documenten voor te bereiden, te kopiëren en af te leveren. Bovendien toonden veel moderne patiënten veel interesse in elektronische kopieën, waarmee zij de dossiers op hun eigen computer konden zetten om het risico te verkleinen dat de documenten later verkeerd werden teruggezet, zouden kwijtraken en/of beschadigd zouden raken.

Memorial Health System realiseerde zich dat ze de patiënten tegemoet kon komen en de algemene bedrijfskosten konden verlagen door op aanvraag elektronische kopieën van dossiers aan te bieden. Om te voldoen aan de HIPAA-regulering dient de elektronische indeling gegevenscodering te ondersteunen. De indeling dient ook platformonafhankelijk en universeel te zijn, zodat patiënten het bestand op hun eigen computers kunnen openen.

"Ons team moest de klantenservice verbeteren door patiëntendossiers te distribueren in leesbare cd's, waarbij de nieuwe workflow niet veel extra stappen vereiste van het personeel," zegt Debbie Sexton, directeur van Medical Records bij MHS. Ze voegt eraan toe dat het bij een groot team, dat de taak heeft om informatieaanvragen te verwerken, belangrijk was dat de nieuwe oplossing eenvoudig onder de knie te krijgen was, de opleidingstijd minimaal was en er weinig gespecialiseerde technische kennis vereist werd om het programma te gebruiken.

MHS stelde vast dat PDF de juiste indeling was vanwege de beveiligingsfuncties en het feit dat deze indeling erg gangbaar is, en begon te zoeken naar een eenvoudig PDF-aanmaakprogramma dat gebruikt kon worden om elektronische kopieën van patiëntendossiers te maken en te beveiligen.

De oplossing

Na een korte zoektocht via internet vond het team van Memorial Health System Nitro PDF Professional en besloot het aan te schaffen. Vanwege een lijst krachtige functies, gebruiksvriendelijke interface en ondersteuningsopties voor bedrijven, was de organisatie ervan overtuigd dat Nitro Pro aan alle projectvereisten zou voldoen en ging direct aan de slag een proces toe te passen om elektronische kopieën te maken van patiëntendossiers.

Met Nitro Pro kan het personeel van de afdeling Medical Records nu een elektronische kopie maken van een patiëntendossier door een pagina op de scanner te plaatsen en de optie 'Create PDF from Scanner' (PDF maken vanaf scanner) te selecteren in de Nitro Pro-interface. De gebruiker kan net zoveel pagina's scannen als nodig is en de pagina's vervolgens in een enkel PDF-bestand samenvoegen.

Met Nitro Pro’s 128-bits beveiligingsopties kan de afdeling Medical Records ook een wachtwoord toepassen op de uiteindelijke PDF, dat moet worden ingevoerd om de PDF te kunnen openen en op een willekeurige computer te kunnen weergeven. De PDF wordt dan op cd aan de patiënt gegeven, zodat patiënten hun dossier op een draagbare schijf kunnen bewaren of naar hun eigen computers kunnen kopiëren.

Resultaten

De Nitro PDF Professional-oplossing biedt de beveiliging en flexibiliteit die nodig is om zowel aan de HIPAA-regulering als aan de wensen van de klanten te voldoen.

Met de toepassing van Nitro Pro kan Memorial Health System nu het volgende doen:

• De tijd aanzienlijk verkorten die vereist is om informatieaanvragen te verwerken.
• Gevoelige patiëntgegevens beveiligen en voldoen aan de strenge HIPAA-eisen van vertrouwelijkheid.
• Papierafval en andere kosten wegwerken die samengaan met het maken van fysieke kopieën van patiëntendossiers.
• Klantentevredenheid verhogen door de introductie van een efficiëntere en modernere methode van het leveren van dossierkopieën.

De software voldoet ook aan Memorial Health Systems eisen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid. Verder was er een minimale verstoring van de workflow van de medische afdeling en zijn er geen problemen geweest wat betreft technische ondersteuning sinds de software werd geïmplementeerd en de eerste gebruikersinstructies over het nieuwe systeem werden gegeven. “Nitro Pro was zeer gebruiksvriendelijk en eenvoudig voor ons personeel om te leren,” zegt Sexton.