"Er is volgens mij geen enkele functie in Nitro PDF Professional die wij niet ergens voor gebruiken."
Garrett Martin
Directeur van Technology Services
Johnson, Price and Sprinkle

Het probleem

Johnson, Price and Sprinkle, dat in Noord-Carolina is gevestigd, biedt al langer dan een halve eeuw CPA-dienstverlening en hebben meer dan vijftig werknemers in dienst verspreid over drie kantoren. Het bedrijf kreeg te maken met enorme uitdagingen en kosten in verband met documentbeheer.

"De enige manier om de groei van het bedrijf en de eisen van documentbeheer aan te kunnen, was door over te stappen van een papieren workflow naar een workflow met elektronische documenten," zegt Garrett Martin, directeur van Technology Services bij JPS.

Papier kan makkelijk kwijtraken, beschadigd raken of worden vernield, en het opslaan van grote aantallen papieren documenten is lastig en duur en maakt het heel moeilijk om iets op te zoeken.

Ook het overbrengen van bestanden en bijbehorende papieren naar andere kantoren was een hele klus. "Zonder elektronische documenten was het heel moeilijk om werk door te geven aan andere kantoren, omdat de bijbehorende papieren fysiek van het ene kantoor naar het andere moesten worden gebracht," zegt Martin.

Johnson, Price and Sprinkle zocht naar een uitwisselingsindeling voor documenten die papier kon vervangen. Het bedrijf stelde vast dat PDF de juiste indeling was en begon na te gaan welke PDF-software die krachtige functies kon bieden waarmee zij documenten konden maken, opmaken, bewerken, weergeven, sorteren en konden zoeken via index.

"We voerden een grondig evaluatieproces uit om een "back-end"-systeem te vinden dat aan onze wensen voldeed en zochten vervolgens naar "front end"-hulpmiddelen voor ons personeel om te gebruiken," vertelt Martin.

"Ons hoofddoel was om niet te ingewikkeld te hoeven doen door verschillende programma's te moeten gebruiken."

Andere belangrijke kwesties die JPS met de oplossing wilde aanpakken waren:

• Flexibiliteit van PDF-documentproductie wat betreft scannen en afdrukken.
• Eenvoudige sjabloonbewerking, inclusief besturingselementen voor watermerken en kop- en voetteksten.
• Krachtige opmaak- en notitiehulpmiddelen voor PDF.
• Volledige functionaliteit voor indexering en zoeken.

De oplossing

Bij de keuze voor Nitro PDF Professional wilde JPS er zeker van zijn dat de software direct kon worden gebruikt zodra deze was geïmplementeerd. Ook werd tijdens de evaluatie van Nitro PDF Software gekeken naar ondersteuning, omdat het bedrijf een aantal wensen had op het gebied van documentaanmaak en -wijziging.

"We hebben een aantal verschillende afdelingen die documenten op verschillende manieren produceren. Bij de afdeling Controles worden er bijvoorbeeld documenten gegenereerd die bestaan uit gescande ondersteunende documenten, spreadsheets, tekstverwerkingsdocumenten en documentindexen die gebruikt worden om deze allemaal te koppelen," aldus Martin.

Het bedrijf evalueerde verschillende hulpmiddelen en vond de meeste te ingewikkeld of te duur of dat het teveel moeite kostte om deze door het hele bedrijf te implementeren. Bovendien was een van de meest dringende interne kwesties hoe snel personeel efficiënt kon worden opgeleid terwijl er werd overgeschakeld van papier naar elektronische documenten.

"De implementatie van Nitro PDF Professional ging erg vlot. Volgens ons personeel konden de wijzigingen die met ons documentbeheersysteem werden geïntroduceerd, het eenvoudigst met Nitro Pro worden verwerkt. Nitro Pro's interface is duidelijk en simpel, zodat mensen kunnen werken in plaats van oefenen," zegt Martin.

Werknemers bij Johnson, Price and Sprinkle konden direct met Nitro PDF Professional aan de slag zonder dat ze tijd kwijt waren aan trainingen.

Resultaten

Het vinden van de juiste PDF-maker en -editor was essentieel voor Johnson, Price and Sprinkle om een goede langlopende relatie te behouden met zijn werknemers en klanten en aan de eisen van de CPA-dienstverlening te kunnen voldoen.

"Nitro PDF Professional bleek handig en ook de meest eenvoudige in het gebruik. De aanschafkosten van Nitro Pro waren een enorm voordeel en we blijven Nitro Pro aan andere bedrijven aanbevelen," zegt Martin.

Nitro PDF Professional heeft er ook voor gezorgd dat de kantoren van klanten van de software gebruik maken, wat de beveiliging, archivering en documentuitwisseling enorm ten goede komt.

Klanten leren ook nieuwe, handige manieren om bestanden te delen en om samen te werken met behulp van elektronische PDF-bestanden, vertelt Martin.

Nitro PDF Software heeft Johnson, Price and Sprinkle een krachtige en schaalbare oplossing gegeven voor het maken van PDF-documenten en samenwerking met anderen.

Met de toepassing van Nitro PDF Professional kan JPS nu het volgende doen:

• Papieren documenten vervangen door digitale, wat tijd en geld bespaart.
• Grote aantallen documenten eenvoudig en veilig verplaatsen tussen locaties en daarbij de documentintegriteit behouden.
• Het personeel een betrouwbare en krachtige functie bieden voor het scannen naar PDF.
• Documenten intern en extern uitwisselen via PDF.
• Duizenden dollars besparen bij het afdrukken, faxen en archiveren van papier en documenten.