"Il nostro team ha bisogno di migliorare il nostro servizio cienti distribuendo i record del paziente in forma di CD-leggibile, il nuovo flusso di lavoro non aggiunga una serie di fasi extra che lo staff debba sopportare" dice Sexton, "Nitro Pro è stato uno strumento amico e facile per da acquisire per il nostro staff."
Debbie Sexton
Direttore Documentazione Medica
MHS

Visione d'insieme della compagnia

Fondata nell'Illinois nel 1897, Memorial Health System (MHS) è un'organizzazione leader del sistema sanitario nazionale. Dedicato a procurare cure di vasta portata e compassionevoli al paziente, MHS offre un ampio campo di ricerca specializzata e centri di trattamento, inclusi il Regional Cancer Center, Regional Burn Center e Memorial Heart e Vascular Institute.

La sfida aziendale

Disciplinato da Health Insurance Portability e Accountability Act (HIPAA), MHS ha necessità di garantire la riservatezza di tutte le cartelle cliniche, così come di aderire alle richieste di severa sicurezza quando fornisce ai pazienti una copia delle loro documentazioni.

Precedemente, il gruppo Cartelle Cliniche a MHS utilizzava un sistema su base cartacea, mantenendo un file per ciascun paziente e copiando manualmente le pagine come richiesto. Dato che MHS tratta migliaia di pazienti ogni giorno, con centinaia di richieste di Rilascio di Informazioni presentate, le risorse richieste per preparare, copiare e trasportare documenti altamentamente sensibili erano diventate eccessive e difficili da gestire in modo crescente. In più, molti pazienti di buon senso tecnologico hanno espresso interesse nell'ottenere copie elettroniche che rendessero possibile loro di conservarsi i record sui loro computer personali, diminuendo la possibilità che i documenti potessero successivamente essere messi fuori posto, perduti, e/o danneggiati

Memorial Health System ha capito che potevano facilmente aumentare la soddisfazione del paziente e ridurre i costi globali operativi fornendo copie elettroniche dei record dietro richiesta. Allo scopo di conformarsi ai regolamenti HIPAA, il formato elettronico usato dovrebbe richiedere un supporto di dati criptato. Il formato dovrebbe anche essere necessariamente indipendente dalla piattaforma ed universale, garantendo che i pazienti siano in grado di aprire il file sui loro personal computer.

"Il nostro team ha necessità di migliorare il nostro servizio clienti distribuendo i record del paziente in formato di CD registrabile, garantendo che il nuovo flusso di lavoro non aggiunga una serie di fasi extra che lo staff debba sopportare," ha detto Debbie Sexton, Direttore Documentazione Medica a MHS, aggiungendo che, avendo un vasto gruppo cui assegnare il compito di gestire le richieste di informazione, la nuova soluzione avrebbe dovuto essere facile da imparare ed usare, minimizzando il tempo di istruzione e richiedendo conoscenza tecnica minima specializzata per operare una volta in sede.

Avendo identificato il PDF come il formato di scelta a causa delle sue caratteristiche inerenti la sicurezza e l'ubiquità dei visori PDF, MHS ha iniziato a cercare uno strumento semplice per la creazione di PDF che potesse essere usato per creare copie elettroniche sicure dei record dei loro pazienti.

La soluzione

Dopo una breve ricerca su internet, il gruppo del Memorial Health System ha trovato Nitro PDF Professional e ha preso la decisione di acquistarlo. Con una notevole lista di funzioni, un'interfaccia amichevole per l'utente, e opzioni di supporto a livello azientale, l'organizzazione ha avuto fiducia che avrebbe incontrato in Nitro Pro tutte le richieste di progetto ed immediatamente ha effettuato il lavoro di implementazione di un processo per fornire copie elettroniche dei record del paziente.

Usando Nitro Pro, lo staff delle Cartelle Cliniche può ora creare una copia elettronica del file di un paziente posizionando una pagina sul loro scanner e selezionando l'opzione "Crea PDF da Scanner" nell'interfaccia Nitro Pro. L'utente può scannerizzare quante pagine sono necessarie e, una volta che sono finite, le pagine vengono fuse in un singolo PDF.

Con le opzioni di sicurezza di Nitro Pro 128-bit, lo staff delle Cartelle Cliniche può anche applicare una password al PDF finale, che deve essere digitata prima che il PDF possa essere aperto e visto su qualsiasi computer. Il PDF viene poi fornito al paziente in CD, permettendo ai pazienti di conservare i loro record su un dischetto portatile o di copiarlo sui loro computer.

Risultati

La soluzione Nitro PDF Professional ha offerto la sicurezza e flessibilità necessaria per garantire che fossero riuniti con successo al MHS sia i regolamenti HIPAA sia le richieste del cliente.

Con l'adozione di Nitro PDF Prof, Memorial Health System è stato in grado di:

• Ridurre in modo significativo il tempo richiesto per il procedimento di Rilascio delle Informazioni richieste.
• Informazione sicura dei dati sensibili del paziente e conformità con le severe richieste sulla riservatezza HIPAA.
• Eliminare lo spreco di carta ed altri costi associati alla creazione fisica di copie dei record del paziente.
• Aumentare la soddisfazione del cliente attraverso l'introduzione di un metodo più efficace e moderno per consegnare le copie dei record.

Questo software ha anche incontrato le richieste di facilità d'uso del Memorial Health System, con minimo sconvolgimento del flusso di lavoro del Dipartimento Medico e nessun problema di supporto tecnico riportato dal momento dell'implementazione e dell'iniziale istruzione utente sul nuovo sistema. “Nitro Pro è stato uno strumento amico e facile da insegnare al nostro staff,” dice Sexton.