"Non credo ci sia una funzione in Nitro PDF Professional che non venga in qualche modo utilizzata."
Garrett Martin
Direttore dei Servizi Teconologici
Johnson, Price e Sprinkle

Il problema

La Johnson, Price e Sprinkle con sede in North Carolina offre da più di mezzo secolo servizi CPA, gestendo più di cinquanta dipendenti situati tra i tre uffici. Lo studio ha fronteggiato sfide e spese in gestione del documento.

"Trasferire il flusso di lavoro su carta in flusso di lavoro su documento elettronico è stato il solo modo di stare al passo con la crescita dello studio e con le richieste di memorizzazione del documento," ha detto Garrett Martin, Direttore dei Servizi Tecnologici a JPS.

La carta si perde facilmente, si danneggia o distrugge, e la conservazione di vasti volumi di documenti di carta è ingombrante, costasa e poco adatta alle ricerche di documento.

JPS stava anche lottando con l'efficienza nel movimento di file e supporti cartacei verso altri uffici. "Senza documenti elettronici, era molto difficile spostare il lavoro tra gli altri uffici perchè il supporto cartaceo doveva essere fisicamente trasportato da un ufficio all'altro," ha detto Martin.

Johnson, Price e Sprinkle dovevano trovare un format di interscambio del documento per sostituire la carta. Lo studio ha identificato il PDF come il suo formato di elezione e quindi ha iniziato a valutare il software PDF che potesse fornire funzioni potenti per creare, marcare, modificare, visionare, ordinare, e ricercare per indici i suoi documenti.

"Siamo passati attraverso un processo di valutazione approfondito per trovare un sistema "back-end" che fosse giusto per le nostre necessità, e poi abbiamo trovato "front end" gli strumenti da usare per il nostro staff," ha detto Martin.

"Il nostro principale obiettivo era di non introdurre complessità usando molti differenti strumenti."

Altre importanti considerazioni che JPS voleva diregere verso una soluzione erano:

• Flessibilità del documento PDF come capacità di scannerizzare e stampare.
• Facile modifica di templati inclusi i controlli di filigrane e intestazione/piè di pagina.
• Marcatura interamente caratterizzata strumenti di commenti.
• Capacità complete per ordinare, indicizzare e ricercare.

La soluzione

Dopo la decisione di mettere in campo Nitro PDF Professional, la JPS ha voluto esser sicura che l'implementazione fosse il più facile possibile durante l'iniziale rollout del software. Il supporto era una considerazione importante durante la valutazione della compagnia dell'offerta del Software Nitro PDF, dato che lo studio ha diversi campi di creazione del documento e necessità di manipolazione.

"Abbiamo molti diversi dipartimenti che producono documenti in molti modi differenti, Ad esempio i revisori contabili generano documenti composti da documenti di supporto scannerizzati, fogli elettronici, documenti word, e documenti indicizzati usati per legare tutti questi tra loro," sottolineava Martin.

La compagnia ha valutato molti diversi strumenti ed ha riscontrato che la maggior parte erano troppo complicati, troppo costosi e troppo impegnativi di risorse per l'implementazione "uguale per tutti". Inoltre, uno dei più pressanti interessi interni era come facilmente istruire lo staff nel periodo di transizione dalla carta al documento elettronico in modo efficace.

"L'implementazione di Nitro PDF Professional è andata molto facilmente. Di tutte le variazioni introdotte con il nostro sistema di gestione del documento, Nitro Pro è stata la più facile da affrontare per i nostri impiegati. L'interfaccia di Nitro Pro è pulita e semplice, permettendo alla gente di lavorare senza formazione, " dice Martin.

Gli impiegati di Johnson, Price e Sprinkle sono stati in grado di usare Nitro PDF Professional immediatamente senza alcuna perdita di tempo per la formazione.

Risultati

Trovare il giusto creatore ed editore PDF è stato essenziale per il successo dell'impegno alungo termine di Johnson, Price e Sprinkle verso i suoi impiegati, clienti e richieste nel settore del servizio CPA.

"Abbiamo riscontrato che Nitro PDF Professional aveva la capacità di essere vantaggiose, essendo anche il più facile da usare." Il costo iniziale di Nitro Pro era un aggiunta impegnativa, e noi continuiamo a raccomandare Nitro Pro ad altri studi, " dice Martin.

Nitro PDF Professional ha anche giocato una parte integrale nell'espansione dello studio dai suoi uffici agli uffici dei suoi clienti, permettendo a più clienti e compagnie sicurezza, archivio e scambio di documenti.

I clienti hanno anche imparato nuovi, convenienti modi per dividere file e collaborare usando elettronicamente PDF, rimarca Martin.

Nitro PDF Software ha fornito Hohnson, Price e Sprinkle di una creazione di PDF notevole e scalabile e di una soluzione di collaborazione.

Con l'adozione di Nitro PDF Professional JPS è stato in grado di:

• Transizione di flussi di lavoro su documento da cartaceo a digitale di successo, risparmando tempo e denaro.
• Muovere facilmente vasti volumi di documenti tra sedi in modo sicuro, e mantenere l'integrità del documento.
• Fornire funzionalità da scanner-a-PDF affidabile e potente per il team dello studio.
• Incoraggiare la collaborazione interna ed esterna attraverso PDF.
• Salvare migliaia di dollari in stampe, fax, carta e costi di archivio di documenti.