"Il s'agissait pour notre équipe d'améliorer le service client par la communication des dossiers médicaux sur CD-R, sans que cette nouvelle méthode oblige le personnel à endurer un grand nombre d'activités supplémentaires. Nitro Pro a démontré sa grande convivialité et sa grande facilité d'apprentissage."
Debbie Sexton
responsable des dossiers médicaux
MHS

Profil de la société

Fondée en 1897 dans l'Illinois, Memorial Health System (MHS) est une institution de soins de santé à l'échelon national. Dédié à la fourniture de soins complets et attentionnés, MHS regroupe plusieurs centres spécialisés de traitement et de recherche dans le domaine du cancer (Regional Cancer Center), des brûlures (Regional Burn Center) et des maladies cardiovasculaires (Memorial Heart and Vascular Institute).

Le problème de l'entreprise

Au titre de la loi sur la responsabilité et la portabilité des assurances santé (Health Insurance Portability and Accountability Act ou HIPAA), MHS est tenue d'assurer la confidentialité de tous les dossiers médicaux et de se conformer à de strictes exigences de protection lorsqu'elle remet un exemplaire de son dossier médical à un patient.

L'équipe MHS chargée des dossiers médicaux utilisait auparavant un système à base de documents papier, avec un dossier pour chaque patient dont les pages devaient être photocopiées manuellement à la demande. MHS traitant plusieurs milliers de patients par jour, dont plusieurs centaines demandent communication de leur dossier médical, les moyens nécessaires pour préparer, copier et remettre ces documents hautement sensibles enflaient à l'excès et devenaient de plus en plus difficiles à gérer. Par ailleurs, de nombreux patients férus de technologie souhaitaient en obtenir des exemplaires électroniques pour pouvoir les conserver sur leur ordinateur personnel et réduire ainsi le risque que les documents soient égarés, perdus ou endommagés.

Memorial Health System réalisa qu'il lui serait facile d'améliorer la satisfaction de ses patients et de réduire son coût global d'exploitation en leur fournissant sur demande une copie électronique de leur dossier médical. Afin d'être conforme au règlement de la HIPAA, le format électronique utilisé devait prendre en charge le cryptage des données. Il devait aussi être universel et indépendant du type de plate-forme afin que tous les patients puissent ouvrir leur fichier sur leur ordinateur personnel.

"Il s'agissait pour notre équipe d'améliorer le service client par la communication des dossiers médicaux sur CD-R, sans que cette nouvelle méthode oblige le personnel à endurer un grand nombre d'activités supplémentaires, indique Debbie Sexton, responsable des dossiers médicaux chez MHS. En outre, vu le nombre de personnes chargées de la gestion des demandes de dossiers, il fallait que la nouvelle solution soit facile à apprendre et à utiliser, moyennant un de temps de formation et des connaissances techniques spécialisées, une fois le système en place, réduits au minimum.

Après avoir établi que le PDF était le format à retenir du fait de ses fonctions de sécurisation inhérentes et de l'usage largement généralisé des logiciels de lecture de ce format, MHS se mit à la recherche d'un outil qui permette de créer des exemplaires électronique des dossiers médicaux de ses patients.

La solution

A l'issue d'une rapide recherche sur Internet, l'équipe de Memorial Health System trouva Nitro PDF Professional et prit la décision de l'acheter. Avec sa solide liste de fonctions, son interface conviviale et ses formules d'assistance à l'échelon entreprise, l'institution fut convaincue de la capacité de Nitro Pro à répondre à tous les points du cahier des charges du projet et attaqua sans tarder la mise en place d'une processus pour fournir des exemplaires des dossiers médicaux des patients sous forme électronique.

Le personnel chargé des dossiers médicaux peut aujourd'hui créer une copie électronique du fichier d'un patient. Il lui suffit de placer la page sur le scanneur et de sélectionner l'option "Créer un PDF à partir d'un scanneur" dans l'interface de Nitro Pro. L'utilisateur peut scanner autant de pages que nécessaire et, ensuite, les fusionner dans un seul fichier PDF.

Grâce aux options de protection en 128 bits de Nitro Pro, le personnel peut aussi appliquer un mot de passe au PDF final, lequel doit être saisi avant de pouvoir ouvrir et visionner le PDF sur un ordinateur. Le PDF est ensuite remis sur CD au patient, ce qui lui permet de conserver son dossier sur un support amovible ou de le copier dans son propre ordinateur.

Les résultats

La solution Nitro PDF Professional présente la sécurité et la flexibilité nécessaires pour permettre à MHS de satisfaire à la fois au règlement de l'HIPAA et aux besoins de ses clients.

Le déploiement de Nitro PDF Professional a permis à Memorial Health System de :

• de très notablement réduire le temps de traitement des demandes de communication des dossiers médicaux,
• de sécuriser les informations patient sensibles et de se conformer aux strictes exigences de confidentialité de l'HIPAA,
• d'éliminer la consommation de papier et d'autres coûts liés à la production des photocopies des dossiers médicaux,
• d'améliorer la satisfaction du client par l'introduction d'une méthode plus moderne et plus efficace pour fournir des exemplaires de dossier médical.

En outre, le logiciel répond aux critères de facilité d'utilisation de Memorial Health System, n'a entraîné qu'une perturbation minimale du travail du service des dossiers médicaux et n'a connu aucun problème technique depuis son déploiement et sa prise en mains par les utilisateurs. "Nitro Pro a démontré sa grande convivialité et sa grande facilité d'apprentissage", conclut Sexton.