""Je ne crois pas qu'il y ait une fonction de Nitro PDF Professional que nous n'utilisions pas d'une manière ou d'une autre."
Garrett Martin
directeur des services techniques
Johnson, Price and Sprinkle

Le problème

Installé en Caroline du Nord, Johnson, Price and Sprinkle est un cabinet d'expertise-comptable de plus d'un demi-siècle d'existence qui emploie plus de 50 personnes dans trois établissements. Le cabinet a été confronté à des problèmes difficiles et des dépenses importantes dans le domaine de la gestion des documents.

"Passer du système de documents papier au système de documents numérisés était le seul moyen de faire face au développement du cabinet et aux exigences de conservation des documents", indique Garrett Martin, directeur des services techniques chez JPS.

Les documents papier peuvent facilement être égarés, endommagés ou détruits et leur archivage est fastidieux, onéreux et mal adapté à la recherche de documents.

JPS se débattait aussi avec des problèmes de transfert des fichiers et des documents correspondants aux autres établissements. "En l'absence de documents numérisés, il était très difficile de transférer du travail à d'autres établissements parce qu'il fallait physiquement déménager les documents correspondants", précise Martin.

Johnson, Price and Sprinkle devait trouver une support d'échange de documents en remplacement du papier. Après avoir déterminé que le PDF était le support adéquat, le cabinet commença à évaluer des logiciels PDF susceptibles de disposer de puissantes fonctions pour créer, annoter, modifier, visionner et trier ses documents, ainsi que d'en faire la recherche indexée.

"Nous avons procédé à une étude exhaustive pour trouver un système de "back-end" en phase avec nos besoins, puis ensuite des outils de "front-end" à utiliser par notre personnel," ajoute Martin.

"Notre principal objectif était d'éviter la complexité qui résulterait de l'utilisation de plusieurs outils différents."

D'autres points importants pour JPS que la solution devait résoudre étaient :

• la souplesse de production des documents PDF en termes de numérisation et d'impression,
• la facilité de modification des modèles de document, avec maîtrise des filigranes et des en-têtes et pieds-de-page,
• de puissants outils de commentaires et d'annotations,
• des fonctionnalités complètes de tri, d'indexation et de recherche.

La solution

Avant de de déployer Nitro PDF Professional, JPS voulait avoir la certitude d'un déroulement aussi tranquille que possible de la phase initiale de déploiement. Le cabinet ayant des besoins différents en termes de création et de manipulation des documents, la qualité du service d'assistance était un point important dans l'évaluation du logiciel Nitro PDF.

"Nous avons plusieurs services qui produisent des documents de types très différents. Le service des audits, par exemple, produit des documents scannés, des feuilles de calcul, des documents en traitement de texte et des index pour les relier les uns aux autres," explique Martin.

Après avoir évalué différents outils, la société constata que la plupart étaient trop compliqués, trop chers ou trop lourds pour un déploiement généralisé. En outre, une des préoccupations internes les plus pressantes concernait la vitesse avec laquelle le personnel allait pouvoir passer du système papier au système numérisé en toute efficacité.

"La mise en œuvre de Nitro PDF Professional s'est passée très en douceur. De tous les changement apportés à notre système de gestion des documents, Nitro Pro est celui que nos collaborateurs ont le mieux maîtrisé. L'interface de Nitro Pro est claire et simple, ce qui permet aux gens de travailler au lieu d'apprendre à s'en servir", indique Martin.

Les collaborateurs de Johnson, Price and Sprinkle ont pu utiliser Nitro PDF Professional immédiatement, sans aucune formation.

Les résultats

Trouver le bon logiciel de création et de modification des PDF était essentiel pour permettre à Johnson, Price and Sprinkle de continuer à remplir ses engagements vis-à-vis de ses salariés, de ses clients et des exigences de la profession d'expert-comptable.

"Nous avons trouvé que Nitro PDF Professional avait la puissance nécessaire tout en étant le plus simple à utiliser." Le coût initial de Nitro Pro a été un facteur positif considérable et nous continuons à recommander le programme à d'autres cabinets," précise Martin.

En permettant d'améliorer la sécurité, l'archivage et les échanges de documents, au bénéfice du cabinet comme du client, Nitro PDF Professional a aussi joué un rôle essentiel dans le développement du cabinet par le déplacement de ses interventions à partir de ses propres bureaux dans ceux de ses clients.

"Les clients eux aussi apprennent de nouvelles méthodes plus pratiques pour s'échanger des fichiers et collaborer directement dans les PDF", conclut Martin.

Le logiciel Nitro PDF a apporté à Johnson, Price and Sprinkle une solution solide et extensible pour créer et collaborer en PDF.

Le déploiement de Nitro PDF Professional a permis à JPS :

• de réussir la transition du système de documents papier au système de documents numérisés, avec un gain de temps et d'argent,
• de déplacer facilement et en toute sécurité de grands volumes de documents entre divers établissements tout en préservant l'intégrité des documents,
• de fournir une puissante fonctionnalité de numérisation papier vers PDF à l'équipe du cabinet,
• de stimuler la collaboration interne et externe sur documents PDF,
• d'économiser des milliers de dollars en impression, télécopies, papier et archivage.