"Nuestro equipo necesitaba mejorar el servicio al cliente al distribuir historiales de los pacientes en formato CD-R, a la vez que asegurar que el nuevo flujo de trabajo no añadiera más pasos intermedios", explica Sexton, "Nitro Pro fue muy fácil de usar y de enseñar a nuestro personal".
Debbie Sexton
Directora de Registros Médicos
MHS

La Compañía

Fundada en Illinois en 1897, Memorial Health System (MHS) es una organización nacional del cuidado de la salud. Dedicada a ofrecer un completo cuidado al paciente, MHS ofrece una amplia variedad de centros de investigación y tratamiento especializado, incluidos el Centro Regional para el Cáncer, el Centro Regional de Quemados y el Memorial Instituto Vascular y del Corazón.

El desafío

Regulada por la ley Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), MHS necesita asegurar la confidencialidad de todos los registros médicos, así como adherirse a los exigentes requisitos de seguridad cuando ofrecen a los pacientes una copia de sus registros.

Con anterioridad, el equipo de Registros Médicos de MHS utilizaba un sistema basado en papel, manteniendo un archivo para cada paciente y copiando manualmente páginas cuando se le solicitaba. Como MHS trata a miles de pacientes cada día y recibe cientos de solicitudes de información diarias, los recursos necesarios para preparar, copiar y entregar los documentos con información delicada se hacían excesivos y cada vez más difíciles de gestionar. Además, muchos pacientes expresaron su interés en obtener copias electrónicas para su incorporación en sus equipos informáticos personales y así reducir la posibilidad de que dichos documentos se perdieran o dañaran en un futuro.

Memorial Health System comprendió que podía mejorar la satisfacción del cliente y reducir los costes operacionales si ofrecía copias electrónicas de los registros que se solicitaban. Con el fin de satisfacer las regulaciones de la HIPAA, el formato electrónico usado necesita tener encriptación de datos. El formato también necesita ser una plataforma independiente y universal, para que los pacientes puedan abrir los archivos en sus equipos personales.

"Nuestro equipo necesitaba mejorar el servicio al cliente distribuyendo los registros de los pacientes en formato CD-R, asegurando que el nuevo flujo de trabajo no añadiera demasiados pasos adicionales a la carga de trabajo del personal", dice Debbie Sexton, Directora de Registros Médicos de MHS, añadiendo que al tener una extensa plantilla, la solución elegida necesitaba ser fácil de aprender y usar, minimizando el tiempo de formación y necesitando poco conocimiento técnico especializado para operarla.

Identificando PDF como el formato ideal gracias a sus características de seguridad inherentes y la ubicuidad de los usuarios de PDF, MHS empezó a buscar una herramienta de creación PDF sencilla que pudiera usarse para crear copias seguras electrónicas de los registros de sus pacientes.

La solución

Tras una breve búsqueda en Internet, el equipo de Memorial Health System encontró Nitro PDF Professional y tomó la decisión de comprarlo. Con una sólida lista de características, una interfaz familiar y opciones de asistencia a nivel empresarial, la organización confió en que Nitro Pro satisfaciera todos los requisitos del proyecto e inmediatamente implementó un proceso para ofrecer copias electrónicas de los registros de los pacientes.

Con Nitro Pro, el personal de Registros Médicos puede ahora crear una copia electrónica del archivo del paciente colocando una página en el escáner y seleccionado la opción "Crear PDF de escáner" en la interfaz Nitro Pro. El usuario puede escanear tantas páginas como necesite y cuando ha finalizado, las páginas se fusionan en un único PDF.

Con las opciones de seguridad de 128 bits de Nitro Pro, el personal de Registros Médicos puede agregar una contraseña al PDF final, que debe introducirse antes de que PDF pueda abrirse y ser visto en cualquier equipo informático. El PDF se entrega al paciente en un CD permitiendo que los pacientes mantengan sus registros en un disco o copia portátil en sus propios equipos.

Resultados

La solución Nitro PDF Professional ha ofrecido la seguridad y la flexibilidad necesarias para asegurar que tanto las regulaciones HIPAA como los requisitos del cliente se satisfagan por completo en MHS.

Con la adopción de Nitro PDF, Memorial Health System fue capaz de:

• Reducir significativamente el tiempo necesario para procesar las solicitudes de información.
• Proteger la información sensible del paciente y cumplir con los estrictos requisitos de confidencialidad de HIPAA.
• Eliminar el desperdicio de papel y otros costes asociados con la creación de copias físicas de registros de los pacientes.
• Aumentar la satisfacción del cliente con la introducción de un método más eficiente y moderno de entrega de copias de registros.

El software también satisface los requisitos de facilidad de uso del Memorial Health System, con una mínima interrupción del flujo de trabajo del departamento médico y no se han reportado aspectos de asistencia técnica desde su despliegue. “Nitro Pro fue muy fácil de enseñar a nuestro personal”, dice Sexton.