"In Nitro PDF Professional gibt es glaube ich keine Funktion, die wir nicht irgendwo verwenden."
Garrett Martin
Director of Technology Services
Johnson, Price & Sprinkle

Das Problem

Johnson, Price & Sprinkle ist ein Unternehmen mit Sitz in North Carolina, seit mehr als einem halben Jahrhundert Dienstleistungen im Bereich Wirtschaftsprüfung anbietet und über 50 Mitarbeiter in insgesamt drei Büros beschäftigt. Das Unternehmen sah sich mit enormen Herausforderungen und Kosten beim Dokumentenmanagement konfrontiert.

"Der einzige Weg, um dem Unternehmenswachstum und den Anforderungen der Dokumentaufbewahrung gerecht zu werden, war der Wechsel von einem papiergestützten Arbeitsablauf zu einem elektronischen Dokumentenfluss", sagt Garret Martin, Director of Technology Services bei JPS.

Papier kann leicht verloren gehen, beschädigt oder zerstört werden und die Ablage großer Papiermengen ist mühsam, kostspielig und ungeeignet für die Dokumentensuche.

JPS hatte ebenfalls Probleme, Dateien und zugehörige Papierunterlagen effizient zwischen den einzelnen Büros auszutauschen. "Ohne die elektronischen Dokumente war es sehr schwer die Arbeit zwischen den anderen Büros aufzuteilen, weil die zugehörigen Papiere immer auf physikalischem Weg von einem Büro zum anderen gelangen mussten", erzählt Herr Martin.

Johnson, Price & Sprinkle musste also als Ersatz für das Papier ein anderes Format für den Dokumentenaustausch finden. Das Unternehmen erkannte für sich PDF als geeignetes Format und begann mit der Bewertung von PDF-Software, die leistungsstarke Funktionen zum Erstellen, Markieren, Bearbeiten, Anzeigen, Sortieren und Durchsuchen von Dokumenten mit Stichworten bietet.

"Wir durchliefen ein ausführliches Bewertungsverfahren, um ein System für den "Nachlauf" zu finden, das unseren Anforderungen genügt, und wir mussten Werkzeuge für den "Vorlauf" finden, die unsere Mitarbeiter verwenden können", erklärt er.

"Unser Hauptziel bestand darin, nicht durch die Verwendung mehrerer Werkzeuge unnötige Komplexität zu erzeugen."

Andere wichtige Überlegungen, die die Lösung für JPS einbeziehen sollte, waren:

• Flexible PDF-Dokumenterzeugung durch Scan- und Druckfunktionen
• Einfache Vorlagenbearbeitung einschließlich Einstellungen für Wasserzeichen und Kopf-/Fußzeilen
• Leistungsstarke Werkzeuge zum Markieren und Kommentieren der PDFs
• Vollständige Funktionen zum Sortieren, Indexieren und Suchen

Die Lösung

Nach der Entscheidung für Nitro PDF Professional, wollte JPS sicherstellen, dass die Implementierung bei der ersten Einführung der Software so problemlos wie möglich abläuft. Da das Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen an das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten hat, war der Support nach der Auswertung des Angebotes von Nitro PDF Software ein äußerst wichtiger Gesichtspunkt.

"Wir haben mehrere verschiedene Abteilungen, die alle Dokumente auf unterschiedliche Art und Weise erstellen. Das Audit erstellt zum Beispiel Dokumente, die aus gescannten zugehörigen Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Word-Dokumenten und Dokumentindexen bestehen, die alles miteinander verknüpfen", erläutert Herr Martin.

Das Unternehmen bewertete mehrere verschiedene Werkzeuge und stellte fest, dass die meisten zu kompliziert, zu teuer oder zu Ressourcenintensiv für eine unternehmensweite Implementierung waren. Zudem war es eines der dringenderen internen Anliegen, wie das Personal schnell zu schulen ist, während gleichzeitig der Wechsel von Papier- zu elektronischen Dokumenten effizient erfolgen soll.

"Die Implementierung von Nitro PDF Professional verlief problemlos. Von allen Änderungen, die wir in unserem Dokumentenmanagementsystem eingeführt haben, konnten unsere Mitarbeiter am Besten mit Nitro Pro umgehen. Die Nitro Pro-Benutzeroberfläche ist übersichtlich und einfach, so dass die Leute arbeiten können anstatt Schulungen zu besuchen", sagt Garrett Martin.

Die Mitarbeiter von Johnson, Price & Sprinkle konnten Nitro PDF Professional sofort einsetzen, ohne Arbeitsausfall durch Schulungen.

Ergebnisse

Den richtigen PDF-Editor und -Ersteller zu finden, war entscheidend für den Erfolg der langfristigen Verpflichtungen von Johnson, Price & Sprinkle gegenüber seinen Mitarbeitern, Kunden und den Branchenanforderungen für Wirtschaftsprüfer.

"Wir haben festgestellt, dass Nitro PDF Professional extrem nützlich und leistungsstark ist und gleichzeitig benutzerfreundlich. Die Anschaffungskosten von Nitro Pro waren außerdem ein riesiger Vorteil und wir empfehlen Nitro Pro weiterhin auch anderen Unternehmen", berichtet Herr Martin.

Nitro PDF Professional war auch ein wesentlicher Bestandteil bei der Firmenexpansion von seinen eigenen Büros auf die Büros der Kunden, wodurch Kunden- und Unternehmenssicherheit, Archivierung und Dokumentenaustausch angestiegen sind.

Die Kunden lernen ebenfalls neue, bequeme Möglichkeiten zum Weitergeben von und Zusammenarbeiten in Dateien mithilfe elektronischer PDF", fügt er hinzu.

Dank der Nitro PDF Software verfügt Johnson, Price & Sprinkle jetzt über eine stabile und skalierbare Lösung zum Erstellen von und gemeinsamen Arbeiten in PDF.

Mit der Bereitstellung von Nitro PDF Professional wurde JPS Folgendes ermöglicht:

• Erfolgreicher Wechsel des Dokumentenworkflows von Papier zu digital unter Einsparung von Zeit und Geld
• Einfaches und sicheres Übertragen von Dokumenten mit großen Volumen zwischen verschiedenen Standorten und Bewahren der Dokumentenintegrität
• Bereitstellung einer zuverlässigen und leistungsstarken Funktion zum Scannen in PDF für die Mitarbeiter
• Verstärkte interne und externe Zusammenarbeit in Dokumenten über PDF
• Einsparen Tausender Dollar bei den Kosten für Drucken, Faxen, Papier und Dokumentarchivierung